Googleフォームを捨てずに、KSJ Brainとつなぐことにした理由

今回のテーマ

新しいシステムを作るなら、今まで使っていた仕組みも全部新しくした方がいいのでしょうか。

オンラインそろばん教室「川上スクールジャパン（KSJ）」では現在、生徒管理の仕組み「KSJ Brain」を開発しています。

その中で出てきた一つの疑問が、

「今まで申込みに使ってきたGoogleフォームをどうするか」

でした。

結論として、私たちはGoogleフォームをすぐに捨てるのではなく、今までの申込み方法を活かしながらKSJ Brainにつなぐ方向で進めています。

そもそも何に困っていたのか

新しいシステムを作ると、つい「あれも新しくしよう」「これもシステムの中へ入れよう」と考えてしまいます。

でも、会社の仕事はシステムだけで動いているわけではありません。

すでにお客様が使っているもの。 スタッフが慣れているもの。 これまで問題なく動いているもの。

そうした仕組みもあります。

KSJの場合、申込みにはGoogleフォームを使ってきました。

KSJ Brainを作るからといって、申込み方法まで全部変更する必要があるのか。

そこを考える必要がありました。

最初はどうしようとしていたか

KSJ Brainは、生徒に関する情報をできるだけ一か所で確認しやすくすることを目指して開発しています。

そのため、申込みも含めてシステムの中へ入れてしまう方法も考えられます。

ただ、新しい仕組みを作ることと、今ある便利な仕組みを捨てることは別です。

そこで、

「Googleフォームはそのまま使い、その後の情報をKSJ Brainへつなげられないか」

という方向を検討しました。

何を試したか

現在は、

Googleフォームから申込み ↓ 申込み情報をKSJ Brain側で扱えるようにする

という流れを前提に、仕組みを検討しています。

大切なのはGoogleフォームを使うことそのものではありません。

お客様側の使い方を大きく変えず、運営側の管理を楽にできるか

という点です。

実際にやってみて分かったこと

まだ完成した仕組みではありません。

ただ、設計していく中で一つ分かったことがあります。

新しいシステムを作るとき、

全部を新しくする必要はない

ということです。

今ある仕組みの中には、十分使えているものがあります。

そこまで作り直すと、

お客様へ新しい使い方を案内する。 スタッフも覚え直す。 新しい不具合が起きる。

といった別の仕事が増える可能性があります。

「新しいから良い」ではなく、

今あるものを残した方が全体として楽なら、残す。

この判断も業務改善だと考えています。

なぜその判断をしたのか

KSJ Brainを作る目的は、

新しいシステムを作ることではありません。

運営の仕事を楽にし、生徒や保護者への対応に使える時間を増やすことです。

その目的から考えると、問題なく使えている入口まで無理に作り直す必要はありません。

だから、

Googleフォームは入口として活かし、その先を改善する。

という方向になりました。

今どうなっているか

現在もKSJ Brainは開発中です。

Googleフォームとの連携も含め、実際の運用で使いやすい形を検討しています。

完成したら終わりではなく、実際に使いながら必要に応じて変更していく予定です。

次に試すこと

次は、

• Googleフォームから入った情報をどのように管理するか
• スタッフが確認しやすい形になっているか
• 入力や転記の作業をどこまで減らせるか
• 新しい仕組みにしたことで、逆に仕事が増えていないか

を実際の運用で確認していきます。

他の会社ならどう使えるか

これは、そろばん教室だけの話ではありません。

会社にはすでに、

Excel Googleフォーム 会計ソフト メール 各種業務システム

など、今まで使ってきた仕組みがあります。

AIや新しいシステムを導入するとき、

「全部入れ替えましょう」

から始めなくてもいいと思います。

今あるものを残しながら、

その間にある転記。 確認。 整理。 連絡。

などの面倒な部分だけ改善できる可能性があります。

BEYONDでも、

新しい仕組みを入れるために、今あるものを全部捨てる

とは考えません。

使えるものは使う。 変える必要があるところだけ変える。

KSJ Brainでも、その考え方を実際に試しています。