数百名規模の生徒管理を、AIとどう作り直しているのか

今回のテーマ

事業が大きくなるほど、お客様が増えます。

それはうれしいことです。

しかし同時に、

管理しなければならない情報も増えます。

オンラインそろばん教室「川上スクールジャパン（KSJ）」では現在、数百名規模の生徒情報を扱っています。

そこで、生徒管理の仕事そのものを見直すために開発しているのが「KSJ Brain」です。

まだ完成した成功事例ではありません。

現在も実際の業務を見ながら、作って、見直して、改善しています。

そもそも何に困っていたのか

生徒が増えると、単純に「名前を管理する人数」が増えるだけではありません。

申込み。 生徒情報。 出席。 学習に関する情報。 保護者への対応。 スタッフ間で確認したい情報。

さまざまな情報が発生します。

そして情報が増えるほど、

「どこを見ればいいのか」 「この情報は最新なのか」 「誰が確認したのか」

といった管理の負担も増えていきます。

事業が成長するたびに、人が確認する仕事まで同じ割合で増えてしまったら、いつか限界が来ます。

最初はどうしようとしていたか

KSJ Brainでは、生徒に関する情報をできるだけ確認しやすい状態にまとめることを考えています。

ただし、

何でも一つのシステムへ入れれば良い

とは考えていません。

今まで使ってきたGoogleフォームなど、すでに機能している仕組みもあります。

そこで、

「どこをKSJ Brainへまとめるべきか」 「何を今までの仕組みとして残すべきか」

を一つずつ判断しながら開発しています。

何を試したか

現在は、

• 生徒・顧客情報を管理しやすくする
• 情報をできるだけ一元的に確認できる状態へ近づける
• Googleフォームなど既存の仕組みと連携する
• スタッフの確認や情報整理を減らす

といった方向で開発・改善を進めています。

AIも使います。

ただし、

AIを入れること自体を目的にはしていません。

スタッフが必要な情報へ早くたどり着けるか。 管理のための仕事が減るか。

そこを基準に考えています。

実際にやってみて分かったこと

システムは、機能が多ければ多いほど便利になるわけではありません。

便利そうな機能を思いつけば、追加したくなります。

でも実際の仕事で使われなければ意味がありません。

むしろ、

入力する項目が増える。 確認する画面が増える。 覚えることが増える。

ということも起こります。

だからKSJ Brainでは、

「何を作れるか」ではなく、「実際に何が必要か」

を見直しながら進めています。

なぜその判断をしたのか

生徒管理システムの目的は、

立派な管理画面を作ることではありません。

生徒や保護者へ向き合うための仕事をしやすくすることです。

人がやる必要のない管理作業を減らす。 必要な情報は確認しやすくする。 人が判断するべきところは、人が判断する。

その役割分担を作ることが大切だと考えています。

今どうなっているか

KSJ Brainは現在も開発中です。

完成品として紹介できる段階ではありません。

だからこそBEYOND AI実験室では、

完成してから「こんなシステムを作りました」と紹介するだけではなく、

作っている途中で何を考え、何に悩み、どう変えたのか

も記録していきます。

次に試すこと

今後は実際の運用を通じて、

• 本当に確認作業が減ったか
• スタッフが使いやすいか
• 情報が探しやすくなったか
• 入力作業が増えていないか
• AIに任せる部分と人が確認する部分の分け方は適切か

を見ていきます。

そして可能になった段階で、

導入前と導入後の時間も測定する予定です。

数字が取れたら、その結果も公開します。

他の会社ならどう使えるか

生徒管理という言葉を、

顧客管理

に置き換えると、多くの会社に共通する話になります。

お客様が増える。 問い合わせが増える。 担当者が増える。 情報が増える。

その結果、管理する仕事も増える。

これは教育業だけの問題ではありません。

建設会社でも。 製造会社でも。 小売でも。 サービス業でも起こります。

AIやシステムの価値は、

豪華な管理画面を作ることではなく、

会社が大きくなっても、管理の仕事だけが増え続けない仕組みを作れるか。

そこにあると考えています。

KSJ Brainは、その課題をBEYOND自身が実際の事業で試しているプロジェクトです。